Desain Organisasi Mintzberg - xplorealitas

www.explorealitas.com

Ad Placement

Ad Placement

Desain Organisasi Mintzberg

PENDAHULUAN

Latar Belakang

            Struktur organisasi harus didesain sedemikian rupa supaya tujuan didirikannya organisasi yaitu efektifitas dan efisiensi serta meningkatknya moral karyawan dapat tercapai.  Desain organisasi menurut Sobirin (2020) adalah proses mengoordinasi elemen-elemen struktur organisasi dalam rangka mendapatkan struktur organisasi yang paling tepat.  
            Struktur organisasi sendiri, menurut Mintzberg (1979) dan Wilden, Gudergan, Nielsen & Ling (2013) dalam Hilman & Siam (2014) didefisinikan sebagai jumlah total cara dalam membagi tenaga kerjanya kepada tugas yang berbeda dan kemudian mencapai koordinasi diantara mereka.  Sementara itu Slater et., al, dalam Hilman & Siam (2014), mendefinisikan struktur organisasi sebagai tiga konstruksi yang terdiri dari (1) formalisasi atau tingkat dimana keputusan dan hubungan kerja diatur dengan aturan dan prosedur formal, (2) sentralisasi atau tingkat dimana keputusan otoritas dipegang erat oleh top manajer atau didelegasikan kepada manajer level menengah dan yang lebih rendah, dan (3) spesialisasi atau sejauhmana organisasi mempekerjakan ahli atau generalist.
Sejalan dengan pengertian di atas, ditinjau dari sisi filosofis, menurut Sobirin (2020), struktur organisasi merupakan blue print (cetak biru) formal tentang pembagian kerja dan pembagian kekuasaan serta koordinasi kerja yang memungkinkan terjadinya aliran informasi dan komunikasi yang efisien serta proses pengambilan keputusan yang cepat.  Disamping itu, struktur organisasi juga menggambarkan pola hubungan antarpihak internal (top eksekutif, manajer dan karyawan) serta pola hubungan antara pihak internal dan eksternal.  Adanya pola hubungan pihak-pihak internal dalam organisasi, selalu diikuti dengan timbulnya hierarki organisasi Anderson, 2000 dalam Sobirin (2020).
            Struktur organisasi secara umum terdiri dari tiga komponen utama (Sobirin, 2020), yaitu:
  1. Struktur organisasi merupakan bentuk bentuk hubungan pelaporan secara formal, termasuk hierarkinya dan rendang kendalinya.
  2. Struktur organisasi mengelompokkan setiap individu kedalam kelompok atau departemen dan mengelompokkan departemen dalam organisasi secara keseluruhan,
  3. Desain sistem termasuk kedalam struktur organisasi untuk memastikan terbentuknya komunikasi yang efektif, koordinasi dan interaksi lintas departemen.  Kompenen ketiga yaitu desain sistem merupakan pola interaksi antarkaryawan organisasi.  Dengan demikian struktur organisasi yang ideal harus mampu mendorong karyawan untuk saling bertukar informasi dan melakukan koordinasi pada saat kedua hal tersebut diperlukan.

Tujuan Penulisan

            Sebagaimana disampaikan pada latar belakang di atas, struktur organisasi merupakan hal yang sangat penting bagi organisasi sehingga merupakan suatu keharusan.  Dengan demikian yang perlu menjadi perhatian adalah bagaimana struktur organisasi harus didesaian agar tujuan organisasi dapat tercapai. Atas dasar hal tersebut, maka tujuan penulisan ini adalah studi literatur singkat mengenai hal-hal berikut :
1. Faktor-faktor yang mempengaruhi desain struktur organisasi, dan
2. Secara spesifik membahas mengenai desain struktur organisasi menurut Mintzberg.

PEMBAHASAN

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Desain Struktur

         Pada dasarnya, tidak ada satu desain yang sesuai untuk suatu organisasi karena desain struktur dipengaruhi oleh beberapa faktor yang bersifat kontekstual (Sobirin, 2020).  Setiap organisasi akan mempunyai konfigurasi struktur yang berbeda-beda.  Walaupun – misalnya –  ada dua organisasi yang bergerak dalam bisnis yang sama, desainnya belum tentu sama sehingga cara division of work, division of authority dan cara koordinasinya akan berbeda.
Daft (1992) dalam Sobirin (2020) mengemukakan bahwa ada lima faktor penting yang perlu menjadi pertimbangan ketika akan menentukan desain struktur organisasi, yaitu :

1. Tujuan dan strategi organisasi

Strategi organisasi merupakan hal yang paling utama dalam mencapai tujuan organisasi sehingga setiap elemen organisasi termasuk struktur organisasi harus menyesuaikan dengan tujuan dan strategi organisasi.

2. Human processes

Human processes merupakan tata nilai dan budaya organisasi serta gaya kepemimpinan dari top executives.  Pimpinan organisasi sangat kuat mempengaruhi struktur dan desain organisasi.  Misalnya, jika tipe pimpinannya formalistis dan birokratis, maka struktur dan juga desain organisasinya sangat kuat menyesuaikan dengan gaya tersebut.  

3. Lingkungan organisasi

Desain dan struktur organisasi harus menyesuaikan dengan lingkungan eksternal organisasi.  Hal ini karena lingkungan eksternal adalah variabel di luar kendali organisasi sehingga organisasilah yang harus menyesuaikan diri dengan lingkungan eksternal, termasuk struktur dan juga desain organisasi.

4. Teknologi

Banyak pekerjaan manual dalam organisasi yang dibantu oleh perangkat teknologi.  Dengan demikian, struktur dan desain organisasi akan sangat dipengaruhi oleh penguasaan teknologi dari suatu organisasi.

5. Ukuran (size) atau besaran organisasi

Faktor kelima ini merupakan salah satu faktor penting yang mempengaruhi struktur organisasi. Organisasi yang semakin besar akan semakin kompleks dan cenderung semakin birokratis.  Belum tentu organisasi yang semakin besar lebih cenderung sentalistis.  Seharusnya lebih desentralistis karena untuk menghilangkan hambatan arus informasi dan mempercepat pengambilan keputusan.

Desain Struktur menurut Mintzberg

Selain kelima faktor yang telah disebutkan di atas, hal lain yang juga penting dalam mendesain sebuah organisasi adalah bagaimana membentuk mekanisme koordinasi antarbagian yang muncul setelah dilakukakannya division of labour (Riyono, 2006).  Mekanisme koordinasi tersebut menurut Mintzberg (1993) dalam Riyono (2006) terdiri dari lima hal, yaitu : (1) mutual adjusment, (2) direct supervision, (3) standardization of process, (4) standardization of skills, dan (5) standardization of output.
        Aspek lain yang juga sangat penting dalam mendesain organisasi adalah proses departementasi.  Ketika akan melakukan departementasi, satu hal yang perlu menjadi perhatian adalah mengenali tugas dan fungsi yang dibutuhkan dalam organisasi.  Tugas dan fungsi organisasi menurut Mintzberg (1993) dalam Sobirin (2020) dapat digolongkan menjadi lima bagian, yaitu (1) operating core, (2) strategic apex, (3) middle line, (4) technostructure, dan (5) support staff.  Tugas dan fungi pokok tersebut, dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar 1.  Bagian-bagian Struktur Organisasi
          Operating core dari sebuah organisasi adalah mereka yang melakukan tugas pokok dari organisasi tersebut dan berkaitan langsung dengan produk maupun jasa dari organisasi.  Karyawan pada bagian ini mempunyai empat tugas pokok, yaitu : (1) menangani input produksi atau jasa organisasi, (2) melakukan transformasi dari input menjadi output, (3) mendistribusikan output, dan (4) memberikan bantuan langsung pada pengelolaan input, transformasi dan output.  Contoh orang yang menjadi operating core di rumah sakit adalah dokter dan perawat yang langsung menangani pasien.  Di perusahaan asuransi umum, contoh unit atau bagian yang menjadi operating core adalah bagian marketing dan bagian klaim.  Bagian marketing berinteraksi langung dengan nasabah dan calon nasabah yang akan mengajukan asuransi.  Adapun orang di bagian klaim menangani langsung orang-orang yang mengajukan tuntuan kerugian ke perusahaan asuransi.  Mekanisme koordinasi yang biasa digunakan pada kelompok operating core adalah standarisasi, baik itu proses, output, maupun skills.  Jenis standarisasi tentunya tergantung kepada jenis pekerjaan yang dilakukan.
  Strategic apex adalah pimpinan tertinggi dari suatu organisasi, sering disebut top management yang terdiri dari president director atau CEO (Chief Executive Officer) atau disebut juga direktur utama dan dewan direksi. Tanggung jawab utama strategic apex adalah untuk memastikan organisasi menjalankan visi dan misi secara efektif dan merekrut orang-orang untuk pengendalian organisasi.  President direktur, secara umum mempunyai tiga tugas utama, yaitu : (1) pengendalian atau berkaitan dengan tugas-tugas internal, (2) berkomunikasi dengan pihak luar organisasi, dan (3) pengembangan organisasi melalui perencanaan strategis.  Contoh strategic apex dalam organisasi atau perusahaan asuransi umum, top management adalah presiden direktur yang dibantu oleh beberapa direktur, antara lain direktur teknik (membawahi underwriting, reasuransi dan klaim), direktur marketing (mengkoordinasikan unit-unit marketing termasuk kantor-kantor cabang), dan direktur keuangan dan teknologi informasi yang membawahi divisi akuntansi dan keuangan, divisi teknologi informasi dan general affairs.  Direktur utama biasanya membawahi Satuan Pengawasan Internal (SPI), human capital dan manajemen risiko.  Dalam tiga tahun terakir, Otoritas Jasa Keuangan (OJK) mewajibkan setiap perusahaan asuransi harus memiliki direktur kepatuhan.
  Middle line merupakan penghubung antara strategic apex dan operating core.  Bagian ini ditempati oleh orang-orang yang berfungsi sebagai perantara strategic apex dan operating core.  Keberadaan middle line bagi organsisasi yang sudah cukup besar sangat diperlukan karena semakin besar organisasi akan semakin sulit bagi strategic apex untuk mengendalikan semua operating core secara langsung.  Sebagai perantara, tugas middle line managers adalah menyalurkan informasi dari atas ke bawah dan sebaliknya.  Contoh middle line managers di perusahaan asuransi umum adalah Kepala Divisi (General Manager) dan Kepala Bagian (Manager).  General Manager “menerjemahkan” kebijakan umum direksi menjadi pedoman atau kebijakan yang lebih teknis untuk disampaikan kepada manajer dan seluruh tim di kantor cabang.
  Technostructure adalah bagian dari organisasi yang ditempati para analis yang bertugas tidak hanya untuk kepentingan unit yang dikelolanya, namun bertugas untuk unit-unit lain agar unit-unit tersebut dapat bekerja lebih efektif.  Analis dalam technostructure ini dapat digolongkan tiga jenis, yaitu : (1) work-study analyst, orang yang melakukan standarisasi proses kerja, (2) planning and control analyst, orang yang melakukan standarisasi output, dan (3) personnel analyst, orang yang melalukan standarisasi keahlian – misal – dengan pelatihan-pelatihan.
  Dilihat dari strukturnya, technostructure ini bisa berada pada tingkat bawah sampai level atas.  Pada tingkat bawah, mereka melakukan standarisasi proses kerja dari operating core, sedangkan pada level menengah, mereka melakukan standarisasi keterampilan terhadap middle line managers.  Pada tingkat atas, mereka bisa berperan sebagai desainer dari proses perencanaan strategis atau menyusun sistem anggaran yang dapat mengontrol pencapaian tujuan dari unit-unit kerja pokok.  Contoh technostructure adalah orang-orang yang merancang, merencanakan dan melatih orang untuk menjalankan operating core dari organisasi, tetapi mereka tidak melakukannya secara langsung.
 Support staff adalah bagian dari organisasi yang relatif mandiri dibandingkan bagian-bagian lain. Tugas pokok support staff adalah mendukung kelancaran unit lain dalam organisasi.  Contoh support staff antara lain legal counsel, public relations atau bagian hubungan industrial. Peran support staff, sebagaimana technostructure, tersebar mulai dari tingkat bawah (misal bagian kantin), menengah sampai level atas (misal legal counsel dan public relations).
 Konfigurasi dari kelima struktur yang sudah dijelakan di atas akan berbeda untuk setiap jenis organisasi.  Perbedaan tersebut terjadi karena beberapa faktor antara lain perbedaan lingkungan organisasi, ukuran organisasi, strategi, tata nilai organisasi, dan teknologi yang digunakan.  Konfigurasi struktur organisasi menurut Mintzberg (1993) dapat dibedakan menjadi lima jenis, yaitu: (1) simple structure, (2) machine bureaucracy, (3) professional bureacucracy, (4) divisional form, dan (5) adhocracy.
  Masing-masing konfigurasi dan implikasinya terhadap berbagai aspek, secara ringkas disajikan pada tabel berikut :

Konfigurasi Struktur

Mekanisme Koordinasi Utama

Bagian Organisasi Kunci

Bentuk Desentralisasi

Simple Structure

Supervisi langsung

Strategic apex

Sentralisasi vertikal dan horizontal

Machine bureaucracy

Standarisasi proses

Technostructure

Desentralisasi horizontal terbatas

Professional bureaucracy

Standarisasi skill

Operating core

Desentralisasi vertikal dan horizontal

Divisional form

Standarisasi output

Middle line

Desentralisasi vertikal terbatas

Adhocracy

Mutual adjustment

Support staff

Desentralisasi selektif


KESIMPULAN

            Desain organisasi adalah proses mengoordinasi elemen-elemen struktur organisasi dalam rangka mendapatkan struktur organisasi yang paling tepat.  Pada dasarnya, tidak ada satu desain yang sesuai untuk suatu organisasi karena desain struktur dipengaruhi oleh beberapa faktor yang bersifat kontekstual.  Ada lima faktor penting yang perlu menjadi pertimbangan ketika akan menentukan desain struktur organisasi, yaitu (1) tujuan dan strategi organisasi, (2) human processes, (3) lingkungan organisasi, (4) teknologi yang digunakan, dan (5) ukuran organisasi.
Faktor lain yang juga penting dalam mendesain sebuah organisasi adalah bagaimana membentuk mekanisme koordinasi antarbagian.  Mekanisme koordinasi tersebut terdiri dari lima hal, yaitu : (1) mutual adjusment, (2) direct supervision, (3) standardization of process, (4) standardization of skills, dan (5) standardization of output.
    Aspek lain yang juga sangat penting dalam mendesain organisasi adalah proses departementasi.  Ketika akan melakukan departementasi, satu hal yang perlu menjadi perhatian adalah mengenali tugas dan fungsi yang dibutuhkan dalam organisasi.  Tugas dan fungsi organisasi secara umum dapat digolongkan menjadi lima bagian, yaitu (1) operating core, (2) strategic apex, (3) middle line, (4) technostructure, dan (5) support staff.
    Konfigurasi dari kelima struktur yang sudah dijelakan di atas akan berbeda untuk setiap jenis organisasi.  Perbedaan tersebut terjadi karena beberapa faktor antara lain perbedaan lingkungan organisasi, ukuran organisasi, strategi, tata nilai organisasi, dan teknologi yang digunakan.  Konfigurasi struktur organisasi dapat dibedakan menjadi lima jenis, yaitu : (1) simple structure, (2) machine bureaucracy, (3) professional bureacucracy, (4) divisional form, dan (5) adhocracy.

--------------------------------------------
*Diskusi ke-8 Perilaku Organisasi

DAFTAR PUSTAKA

Hilman, H., & Siam, M. (2014). The influence of organizational structure and organization culture on the organizational performance of higher educational institutions: The moderating role of strategy communication. Asian Social Science, 10(13), 142–154. https://doi.org/10.5539/ass.v10n13p142

Mintzberg, H. (1993). Structure in Fives: Designing Effective Organization. New Jersey: Prentice Hall.

Riyono, B. (2006). Konsep Dasar dalam Mendesain Organisasi. Buletin Psikologi, 14(1). https://doi.org/10.22146/bpsi.7486

Sobirin, A. (2020). Perilaku Organisasi (2nd ed.). Tangerang Selatan:  Universitas Terbuka.


0 comments

Subscribe to Our Newsletter